メールでのコミュニケーション

今やっている仕事は、お客様とメールでのやり取りが中心で
残念ながら顔をあわせて打ち合わせできる機会がほとんどない。

日本人はもともと、はっきり言葉に出さずにニュアンスで…という感じなので
直接顔を見られないのは、仕事上デメリットが多い。
メールのやり取りに慣れた人ならまだしも、
そうでない人の場合は、決まったはずのことが後からひっくり返ることもよくある。
実際ちょっと困っている。

IT Proの記事によると、ライブドアの堀江社長は一日5000通のメールを読んでいるとのこと。
堀江社長はそのメールをスライドショーのように0.5秒〜数秒のピッチで
次々に画面上に表示させ、瞬時に必要な情報を読み取るのだという。
さすがインターネットを使いこなしている人だ。すでに人間技じゃない。

顔をあわせて話すと、細かいニュアンスがわかる反面、時間もかかる。
メールはその点は効率がいい。
メールで効率よく、かつ確実に相手に用件を伝えるためには「技術」が必要、と記事は言う。
メールを書く技術のうち、
　・要点をしぼること
　・確認手段を用意すること
の二つが特に大切だと、私は思う。
伝えたいことをわかりやすく。相手に伝わったか判断する仕組みを作ってチェック。

記事ではそれだけでなく、要点を絞りすぎる事の弊害を重視している。
メールを受けとった人は、要点だけだと相手の感情がわからないので
一方的に批判されたと思ってしまうという弊害だ。
これは友達や恋人とのメールでもよくあることで、
意識せずに書いた一言で口論になってしまったり、逆恨みを買ったり。

PCに向かっていると、メールやチャット、掲示板の向こうに相手がいることを忘れがちだ。
でも必ずそこには自分と同じ、感情を持った人間がいる。
インターネットが新しいコミュニケーションツールとなったけれど、
根本的には人と人のつながりであることは忘れずにいてほしいな。
今はまだインターネットの社会は発展途上だが、これからみんなの「技術」が追いついて
コミュニティーとして成熟していくんだろう。

蛇足だが、仕事をする上ではやっぱり国語力が重要だ。
今の時代にIT関係の仕事をする人こそ、実は一番国語力が必要なのかもしれない。
と自分自身を振り返って痛感する。

そのメールが相手の怒りを招く(IT Pro・要会員登録）